Client ou fournisseur absorbé, radié, en fusion : corriger sa fiche

Une fiche tiers vieillit sans que personne n’y touche. Le client a été absorbé par une autre société du groupe, le fournisseur a été liquidé, l’agence a déménagé. La fiche, elle, porte toujours l’ancien numéro. Avec la facture électronique, ce décalage se voit : la facture vise une entité qui n’existe plus, ou un établissement fermé. Ce guide explique ce que le registre national enregistre dans chaque cas, où le lire, et comment corriger la fiche sans rien perdre.

Ce que le registre enregistre quand une entreprise change

Deux identifiants sont en jeu. Le SIREN, à neuf chiffres, identifie l’unité légale : la société, l’association, l’entrepreneur individuel. Le SIRET, à quatorze chiffres, identifie un établissement de cette unité : les neuf chiffres du SIREN, suivis d’un numéro interne de classement (NIC).

L’Insee tient pour chacun un état administratif. Une unité légale est active (A) ou cessée (C). Un établissement est actif (A) ou fermé (F). Trois règles de l’Insee guident toute la suite :

• le SIREN est lié à l’existence juridique de l’entreprise et cesse avec elle ;
• une entreprise cessée a toujours tous ses établissements fermés ;
• l’inverse n’est pas vrai : une entreprise peut rester active alors que tous ses établissements sont fermés (elle est alors en sommeil).

Le tableau résume les cas courants.

Fusion et absorption : un SIREN s’éteint, un autre reprend

Le Code de commerce, repris par l’administration fiscale, définit la fusion comme l’opération par laquelle une ou plusieurs sociétés transmettent leur patrimoine à une société existante ou à une société nouvelle. La société absorbée est dissoute immédiatement, sans liquidation, et son patrimoine passe en bloc à la société qui le recueille : c’est la transmission universelle du patrimoine.

Pour la fiche tiers, la conséquence est simple. Le SIREN de l’absorbée cesse. Ses droits et ses obligations passent à l’absorbante, qui devient la contrepartie. Les factures doivent désormais viser le SIREN de l’absorbante. Quand la fusion se fait au profit d’une société nouvelle, toutes les sociétés qui fusionnent disparaissent et la société créée reçoit un nouveau SIREN.

Les établissements suivent la même logique. Un SIRET commence par le SIREN : un site repris par l’absorbante change donc forcément de SIRET, même s’il reste à la même adresse. Sirene peut relier l’ancien et le nouveau SIRET par un lien de succession. Un tel lien est créé quand deux établissements d’unités légales différentes se succèdent à une même adresse, ou quand deux établissements d’une même unité se succèdent à des adresses différentes.

Une limite décisive : ces liens reposent sur les déclarations des entreprises. L’Insee le précise lui-même : tous les liens ne lui sont pas connus. L’absence de lien ne prouve donc pas l’absence de successeur ; elle oblige à chercher la preuve ailleurs.

Radiation, cessation, procédure collective : lire le bon statut

Trois notions se mélangent souvent dans les fichiers.

• La radiation est la suppression d’une entreprise du registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour une personne morale, elle signifie sa disparition. Elle est publiée au BODACC, le bulletin officiel des annonces civiles et commerciales.
• La cessation est l’état administratif « cessé » dans Sirene. Il découle de la prise en compte d’une déclaration de cessation. Pour une personne morale, il est en principe irréversible. Pour un entrepreneur individuel, une reprise d’activité peut réactiver le même SIREN.
• La procédure collective (sauvegarde, redressement, liquidation judiciaire) ne fait pas, à elle seule, disparaître l’entreprise. En sauvegarde ou en redressement, elle existe toujours. Une liquidation clôturée pour insuffisance d’actif entraîne la radiation d’office.

Ces sources ne bougent pas au même rythme. Les annonces mettent généralement plusieurs jours à paraître au BODACC après le jugement ou la formalité. L’Annuaire des Entreprises signale aussi qu’une radiation publiée au BODACC peut ne pas être affichée quand d’autres sources indiquent que l’entreprise est toujours active. Une vérification sérieuse lit donc les deux, et note la date de chaque constat.

Établissement fermé, siège transféré : le SIREN reste, le SIRET change

Selon l’Insee, un établissement est fermé quand l’activité y cesse, ou quand il change d’adresse. Un déménagement produit donc un nouveau SIRET, même si rien d’autre ne change. L’ancien numéro ne sera jamais attribué à un autre établissement de la même entreprise, et il peut être réactivé si l’établissement rouvre.

Le siège obéit aux mêmes règles. Pour une personne morale, c’est l’établissement où sont centralisées l’administration et la direction effective ; chaque entreprise en a un, et un seul. Son transfert fait l’objet d’une formalité et change le NIC du siège. Dans les liens de succession, l’indicateur transfertSiege signale qu’un lien concerne le siège.

Le cas typique en comptabilité est un SIRET fermé rattaché à un SIREN actif. L’entreprise est toujours votre client ou votre fournisseur ; seule l’adresse de la fiche est périmée. On corrige l’établissement, pas l’entité.

Mettre à jour la fiche : la méthode

1. Lire l’état au registre. Pour l’unité légale : active ou cessée, et depuis quand. Pour l’établissement : actif ou fermé. L’Annuaire des Entreprises affiche ces informations sans compte ; l’API Sirene et les fichiers stock de l’Insee les donnent pour un fichier entier.
2. Chercher le successeur au registre. Pour une entité absorbée, les annonces du BODACC retracent l’opération ; pour un établissement, Sirene publie des liens de succession. Le successeur doit être désigné par une source, jamais déduit d’un nom proche.
3. Ne pas se rabattre par défaut sur le siège. Une entreprise cessée a tous ses établissements fermés, siège compris ; et pour une entreprise active, c’est au tiers de confirmer où il reçoit ses factures.
4. Ne jamais deviner. Un nom semblable, une même adresse ou une appartenance au même groupe ne prouvent rien : deux sociétés d’un groupe sont deux entités légales distinctes (voir facturer une société d’un groupe). Sans preuve, demandez au tiers un justificatif, par exemple son avis de situation au répertoire Sirene, et laissez la ligne en attente.
5. Archiver, ne pas supprimer. L’ancienne fiche porte les factures, les paiements, les avoirs et les litiges en cours. Bloquez-la pour les nouvelles opérations, reliez-la à la nouvelle fiche et gardez-la consultable. Un établissement peut rouvrir, un entrepreneur individuel peut reprendre son activité : une fiche supprimée ne se retrouve pas.
6. Garder l’historique. Notez pour chaque changement l’ancien et le nouvel identifiant, la date de l’événement, la source consultée et la date de consultation. C’est ce qui permet, six mois plus tard, d’expliquer pourquoi une facture a été adressée à telle entité.

Évitez aussi de fusionner l’ancienne et la nouvelle fiche en une seule sans trace : le guide sur les doublons du fichier fournisseurs détaille comment rapprocher deux fiches en gardant les deux histoires.

Surveiller dans la durée

Ces événements arrivent toute l’année. Les données de l’API Sirene sont mises à jour chaque nuit ; le site du BODACC permet de créer gratuitement des alertes sur les annonces commerciales. Une revue périodique de tout le fichier attrape ce que les alertes manquent : le guide vérifier des milliers de SIREN décrit comment la mener. Et quand une facture revient en rejet, le guide sur la facture rejetée pour SIREN inconnu aide à distinguer un SIREN faux d’un SIREN cessé.

Sirenity applique cette méthode à l’échelle d’un fichier : chaque rattachement proposé vient avec sa preuve au registre, et rien n’est écrit dans vos systèmes sans votre validation.