Facturer une société d'un groupe : choisir la bonne entité légale

Dans un groupe, un même nom commercial couvre souvent plusieurs sociétés : une holding, des filiales d’exploitation, une société de services partagés, parfois une centrale d’achat. Le logo, l’adresse et l’interlocuteur sont les mêmes. Le SIREN ne l’est pas. Avec la facture électronique, cette différence décide de l’endroit où arrive la facture, et donc de son paiement.

Un groupe, plusieurs entités légales

Le SIREN est attribué à chaque unité légale. Chaque société d’un groupe a donc le sien, même quand elle partage tout le reste avec ses sœurs. Le numéro n’est attribué qu’une fois et n’est jamais réutilisé, même après la dissolution de la société : un ancien SIREN reste lisible au registre, mais il désigne une entité qui n’existe plus.

Pour le fournisseur, plusieurs situations brouillent la lecture :

• une centrale d’achat passe les commandes pour le compte des filiales ;
• un centre de services partagés reçoit et traite les factures de plusieurs sociétés ;
• une trésorerie centralisée règle depuis le compte d’une autre entité que celle qui a commandé ;
• une réorganisation a transféré l’activité d’une société à une autre, et la fiche client n’a pas suivi.

Dans chacun de ces cas, le nom porté par la fiche client peut rester juste alors que le SIREN est faux.

Ce que coûte une facture adressée à la mauvaise société

Avec la réforme, le SIREN du client devient une mention obligatoire de la facture : depuis le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Ce numéro, avec les informations d’adressage de l’annuaire, oriente la facture vers la plateforme de réception de l’entité qu’il désigne. Un SIREN faux n’est donc plus une simple coquille sur un PDF : il envoie la facture ailleurs.

Les conséquences varient selon l’entité visée par erreur :

• une société sœur : la facture est livrée, mais à une société qui n’a rien commandé. Elle peut la refuser ; le guide pratique de l’administration range la « facture mal adressée » parmi les motifs de refus prévus par la norme ;
• la holding : même effet, si ce n’est pas elle qui a commandé ;
• une entité disparue (absorbée, dissoute, radiée) : la facture risque de ne plus trouver de destinataire et de partir en rejet ; l’administration cite l’identification incorrecte d’une partie et les difficultés de routage parmi les causes de rejet.

Le pire cas n’est pas le rejet, qui se voit tout de suite. C’est la facture livrée à une société sœur, qui la laisse en attente faute de commande correspondante. Le retard de paiement ne se découvre qu’à la relance.

Après un refus, la correction suit un ordre précis : corriger la fiche, puis émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro, pour éviter toute confusion avec la facture refusée.

Trouver le bon SIREN : l’entité qui commande

Le client à facturer est l’entité qui a passé la commande et à qui la prestation ou la livraison est due. Les pièces se lisent dans cet ordre :

1. Le bon de commande. Il émane d’une entité précise, dont il porte en général la dénomination et souvent le numéro de TVA. Son numéro doit d’ailleurs figurer sur la facture lorsque l’acheteur en a établi un.
2. Le contrat. La partie signataire, et les clauses de facturation : certains contrats-cadres désignent une société du groupe comme partie facturée pour toutes les filiales.
3. Les instructions écrites du client. Fiche de référencement fournisseur, courrier ou courriel du service comptable qui indique l’entité et l’adresse de facturation.
4. Le numéro de TVA intracommunautaire. Il se compose de FR, de deux chiffres, puis du SIREN. Un numéro de TVA lu sur un bon de commande donne donc le SIREN par ses neuf derniers chiffres.

Ne sont pas des preuves : le nom commercial, le logo, l’adresse du site livré, le domaine de l’adresse électronique de l’acheteur, ni l’entité qui a payé les factures précédentes.

Quand les pièces se contredisent, par exemple un bon de commande émis par la centrale d’achat pour une filiale, on ne tranche pas seul : on demande au client quelle entité doit être facturée, et on garde la trace de sa réponse. Le guide pratique de l’administration recommande cette prise de contact quand l’adressage reste incertain, et demande qu’elle soit tracée.

Vérifier au registre

Le SIREN retenu se contrôle avant d’être saisi. Les données d’identification des entreprises sont publiques : l’Annuaire des entreprises permet une recherche par nom, par SIREN ou par SIRET, et le répertoire Sirene délivre un avis de situation. On vérifie :

• que la dénomination correspond à celle du bon de commande ou du contrat, forme juridique comprise ;
• que l’entreprise est active, et non cessée ;
• que l’établissement facturé est ouvert et rattaché à ce SIREN ;
• qu’il ne s’agit pas d’une société sœur au nom proche, piège courant dans les groupes qui déclinent un même nom par activité ou par région.

Reste ensuite à faire lire par votre plateforme agréée l’adresse de facturation électronique de cette entité dans l’annuaire, à la bonne maille : c’est l’objet du guide SIREN, SIRET ou code de routage.

Inscrire l’entité dans le fichier clients

Une fiche client par entité facturée. La fiche porte :

• la dénomination légale exacte et le SIREN ;
• la pièce qui justifie le choix (référence du bon de commande, du contrat ou du courriel du client) et sa date ;
• la date de la vérification au registre ;
• le lien avec le groupe, à titre d’information, sans jamais servir de clé de facturation.

Quand le client demande de facturer désormais une autre société du groupe, on crée ou on active la fiche de cette société. On n’écrase pas le SIREN de l’ancienne fiche : les factures déjà émises restent rattachées à l’entité qu’elles désignent, et l’historique reste lisible.

Reprendre un fichier où les entités sont mélangées

Les symptômes sont connus : une seule fiche au nom du groupe, avec le SIREN de la holding, utilisée pour toutes les filiales ; un SIREN d’une société et l’adresse d’une autre ; plusieurs fiches au même nom sans moyen de savoir laquelle facturer ; la fiche d’une société absorbée toujours active.

La reprise se fait en cinq temps.

1. Regrouper les fiches par groupe et dresser la liste des SIREN trouvés, avec leur état au registre.
2. Confronter chaque fiche aux pièces récentes : quelle entité figure sur les derniers bons de commande et contrats ?
3. Classer : conforme, à corriger avec une preuve, ou ambiguë.
4. Faire confirmer les cas ambigus par le client, idéalement par une liste unique des entités et de leurs règles de facturation.
5. Corriger sans effacer : les pièces ouvertes restent sur l’entité qu’elles désignent, les nouvelles factures partent vers les bonnes fiches, les fiches devenues inutiles sont archivées, jamais supprimées.

Une machine peut proposer le rattachement de chaque fiche à son entité légale ; une personne qui connaît le client tranche les cas où plusieurs sociétés sont possibles. C’est la méthode de Sirenity, qui propose chaque correction avec sa preuve au registre. Pour les sociétés qui ont disparu dans une fusion, voir aussi le guide sur les clients absorbés, radiés ou en fusion.