PME : préparer son fichier clients-fournisseurs avant septembre 2027

Pour une PME, la facture électronique se joue en deux temps. Depuis le 1er septembre 2026, elle reçoit ses factures fournisseurs par ce nouveau circuit. À partir du 1er septembre 2027, elle doit aussi émettre ses factures clients en format électronique. Le logiciel et la plateforme comptent, mais une facture bien formée part quand même en erreur si les données du client sont fausses. Ce guide dit quoi préparer dans les fichiers clients et fournisseurs, comment le faire avec des outils publics gratuits, et dans quel ordre.

Ce qui change pour une PME, et quand

Le calendrier tient en deux dates :

• depuis le 1er septembre 2026, la micro-entreprise ou la PME doit être en mesure de recevoir des factures électroniques ;
• à partir du 1er septembre 2027, si elle réalise des opérations avec d’autres entreprises établies en France et assujetties à la TVA, elle doit émettre et transmettre ses factures au format électronique, y compris pour les opérations sous franchise en base de TVA.

Service-Public retient ces repères : une micro-entreprise compte moins de 10 salariés et un chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan inférieur à 2 millions d’euros ; une PME compte moins de 250 salariés et un chiffre d’affaires annuel inférieur à 50 millions d’euros ou un total de bilan inférieur à 43 millions d’euros. Les ventes à des particuliers et les opérations avec des clients établis à l’étranger relèvent d’une autre obligation : transmettre certaines données à l’administration (e-reporting).

Pour les PME et micro-entreprises, quatre nouvelles mentions obligatoires s’appliquent à partir du 1er septembre 2027 (dès 2026 pour les grandes entreprises et les ETI) :

• le numéro SIREN du client, lorsqu’il s’agit d’une entreprise ;
• l’adresse de livraison des biens, si elle est différente de l’adresse du client ;
• la nature des opérations facturées : livraisons de biens, prestations de services, ou une combinaison des deux ;
• la mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits », si le prestataire a opté pour ce régime.

Les deux premières dépendent directement du fichier clients.

Pourquoi le fichier clients décide du sort de la facture

Les factures passent par une plateforme agréée, seul intermédiaire reconnu par l’administration fiscale. Pour savoir où livrer une facture, cette plateforme s’appuie sur l’annuaire de la facturation électronique. Cet annuaire recense les entreprises et entités publiques concernées et indique, pour chacune, la plateforme qui reçoit ses factures et ses adresses électroniques de facturation.

Chaque entreprise choisit à quelle maille elle reçoit :

• au SIREN : toutes ses factures arrivent au même endroit ;
• au SIRET : chaque établissement reçoit les factures qui le concernent ;
• par un code interne identifiant un service ou une unité.

Conséquence : avec un SIREN faux ou celui d’une entreprise disparue, la facture ne trouve pas son destinataire ; avec celui d’une autre société du groupe, elle part chez la mauvaise entité. Et pour un client qui reçoit au SIRET ou par code de service, il faut connaître à l’avance l’établissement ou le service qui a commandé.

Ce que doit contenir chaque fiche

Pour chaque client professionnel établi en France :

• le SIREN, 9 chiffres, vérifié au registre et pas recopié d’une ancienne facture ;
• la bonne entité : dans un groupe, chaque société a son propre SIREN ; on facture celle qui a passé commande ou signé le contrat (voir facturer une société d’un groupe) ;
• le bon établissement quand le client reçoit à cette maille, et l’adresse de livraison quand elle diffère ;
• un statut à jour : une entreprise cessée ou absorbée ne reçoit plus de factures, il faut identifier qui reprend la relation (voir client ou fournisseur absorbé, radié, en fusion) ;
• une seule fiche par relation : un client présent deux fois reçoit des factures sur deux fiches, et les relances se contredisent ;
• un contact facturation nommé chez le client, à joindre en cas de rejet ou de désaccord.

Les clients particuliers et les clients établis à l’étranger gagnent à être marqués comme tels : ils sortent du circuit de la facture électronique et entrent dans celui de l’e-reporting.

Côté fournisseurs, l’enjeu est déjà présent : chaque facture reçue doit trouver sa fiche. SIREN renseigné, doublons fusionnés, fournisseurs cessés archivés (voir doublons dans le fichier fournisseurs).

La méthode pas à pas

1. Extraire les fichiers clients et fournisseurs avec, pour chaque fiche : nom, SIREN, SIRET, numéro de TVA, adresse, date du dernier mouvement.
2. Trier les fiches actives et les fiches dormantes. Les dormantes sont archivées, pas supprimées : elles portent l’historique.
3. Compléter les SIREN manquants. L’Annuaire des entreprises, gratuit, permet de rechercher une entreprise ou un établissement par son nom, son SIREN, son SIRET ou son adresse.
4. Vérifier le statut de chaque entreprise (active ou cessée) et de chaque établissement (actif ou fermé).
5. Fusionner les doublons en partant du SIREN, sans fusion automatique sur un simple nom proche.
6. Interroger les principaux clients sur leur mode de réception (SIREN, SIRET ou code de service) et sur le contact à joindre. Dans l’annuaire, les plateformes et adresses de réception ne sont visibles que des plateformes agréées : c’est la vôtre qui les lit.
7. Contrôler que le client figure dans l’annuaire de la facturation électronique, qui se consulte par SIREN et indique si l’entité est concernée par la réforme.
8. Tester avec votre plateforme sur quelques clients avant l’échéance.

Où vérifier chaque point :

Les données de l’API Sirene sont mises à jour quotidiennement : une vérification faite en janvier se refait en août.

Un calendrier à rebours depuis septembre 2027

En octobre 2026, il reste un peu plus de dix mois. Ce découpage est une proposition, à adapter au volume de votre fichier :

Quand une facture revient, la cause est souvent dans la fiche client : voir facture rejetée pour SIREN inconnu.

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