Syndic, administrateur de biens : à qui adresser la facture ?

Beaucoup d’entreprises ne traitent pas elles-mêmes leurs factures fournisseurs : un administrateur de biens, un syndic professionnel, un centre de services partagés le fait pour elles. Avec la facture électronique, la question revient chez tous leurs fournisseurs : à qui faut-il adresser la facture, au client ou à son gestionnaire ? La norme répond clairement. Ce guide explique comment.

Le principe : la facture va à l’adresse de l’acheteur

La norme AFNOR XP Z12-014 rappelle le principe en vigueur : la facture électronique est transmise à l’adresse de facturation électronique de l’acheteur, telle que renseignée dans le champ BT-49. Elle est libellée au nom de l’acheteur, l’entreprise assujettie qui achète, même si un tiers la traite pour lui.

La norme a écarté l’autre option, envisagée au départ : transmettre la facture au tiers gestionnaire au lieu de l’acheteur. Elle allait à l’encontre de ce principe, obligeait la plateforme du gestionnaire à trier les factures reçues pour son propre compte et pour chacun de ses clients, et contredisait l’idée que toutes les adresses de réception d’un assujetti figurent dans l’annuaire.

La solution : une adresse dédiée au gestionnaire

Le cas d’usage n°11 de la norme couvre exactement cette situation : une société de gestion immobilière ou un centre de services partagés qui gère les factures d’une entreprise.

La solution passe par les adresses de facturation électronique :

1. L’acheteur crée une adresse dédiée, de la forme SIRENacheteur_ADMINBIENS ou SIRENacheteur_MONCSP. C’est une adresse à la maille suffixe : le SIREN de l’acheteur, un trait bas, puis un suffixe.
2. Il la rattache à la plateforme de son gestionnaire, pour que celui-ci ait accès aux factures et puisse les traiter pour son compte.
3. Le fournisseur facture l’acheteur à cette adresse, celle que son client ou son gestionnaire lui a demandé d’utiliser.

La création de l’adresse peut être faite par le gestionnaire lui-même, s’il a reçu mandat de ses clients. La FNFE propose un modèle de mandat de désignation des adresses de facturation électronique.

Cette adresse commence par le SIREN de l’acheteur. Elle respecte donc la règle BR-FR-21, qui exige que l’adresse de l’acheteur commence par son SIREN : voir la règle BR-FR-21 et l’adresse 0225.

Ce que fait le gestionnaire

Selon le cas d’usage n°11, la plateforme de réception met la facture à disposition de l’acheteur et du gestionnaire. Le gestionnaire, selon les droits qu’il a reçus :

• traite la facture pour le compte de l’acheteur et pose les statuts : prise en charge, approuvée, en litige, suspendue, refusée ;
• peut payer pour le compte de l’acheteur et poser le statut « Paiement transmis » ;
• partage la facture et son cycle de vie avec l’acheteur, par la plateforme ou directement dans le système de l’acheteur.

La norme demande à l’acheteur de confier ses factures dans un cadre de délégation maîtrisé, par exemple un mandat de gestion ou un accès commun aux factures sur la même plateforme.

L’erreur à éviter côté fournisseur

L’erreur la plus naturelle est de facturer le gestionnaire : son nom, son SIREN, son adresse. C’est lui qui envoie les ordres de service, qui relance, parfois qui paie. Mais il n’est pas l’acheteur.

Une facture adressée au gestionnaire au lieu du client expose à un refus. La norme prévoit pour cela le motif DEST_ERR, « Erreur de destinataire » : l’entité juridique destinataire de la facture n’est pas la bonne. Voir facture refusée, statut 210.

Dans le fichier clients, la règle est donc simple à énoncer et difficile à tenir : chaque fiche doit porter le SIREN du client réel, et l’adresse qu’il a désignée, même quand tous les échanges passent par son gestionnaire. Un administrateur de biens qui gère des centaines de clients, c’est autant de fiches distinctes, et non une seule fiche à son nom.

Le cas de la copropriété

Quand le client est un syndicat de copropriétaires, une question précède celle de l’adressage : la copropriété relève-t-elle de la facture électronique ? La réponse dépend de sa situation au regard de la TVA, que le BOFiP traite dans la notion d’assujetti (BOI-TVA-CHAMP-10-10-20). Elle se vérifie au cas par cas, et ce guide ne la tranche pas. Le guide client assujetti ou e-reporting donne la méthode.

Sirenity propose une Découverte gratuite, à partir d’un export du fichier clients, pour repérer sous 24 h ouvrées les fiches rattachées au mauvais SIREN.